„Übergreifenden Abläufe in einem System integriert“

Individualisierbare Standardlösung für IBK Wiesehahn

Die Ausgangssituation: Neue Geschäftsprozesse, starres System

Mit der steigenden Komplexität der Anforderungen und der stetig wachsenden Zahl an Kleinaufträgen stieß die bisherige Angebots- und Auftragsbearbeitung ohne weitere Zusatzkräfte zunehmend an ihre Grenzen. Die bis dato eingesetzte Software war keine Hilfe – sie war technologisch veraltet, ineffizient und deckte die veränderten Abläufe nur noch unzureichend ab.

Die ständigen Anpassungen wurden Geschäftsführerin Birgit Wiesehahn-Haas schließlich zu teuer. Im Jahr 2004 zog sie schließlich einen Schlussstrich und entschloss sich für die Anschaffung eines neuen Systems: „Wir wollten eine von Grund auf moderne, zukunftsfähige Unternehmenssoftware haben, um den steigenden Aufwand pro Auftrag aufzufangen und notwendige Anpassungen einfacher und günstiger umzusetzen.“

Produktion und Handel unter einen Hut bringen

Die neue ERP-Lösung sollte durchgängig und plattformunabhängig konzipiert sein, alle benötigten Funktionen und Abläufe möglichst schon im Standard abbilden und einfachen Anpassungs-und Gestaltungsspielraum durch variabel konfigurierbare Oberflächen und Datenfelder bieten. Last but not least sollte der Anbieter sich im Technischen Handel auskennen und einen zuverlässigen, flexiblen Service gewährleisten können.

Das Problem: Viele Lösungen am Markt waren entweder nur für die Produktion oder nur für den Handel optimiert. „Wir wollten aber unsere übergreifenden Abläufe in einem System integriert sehen, mit einfachem Produktionsdurchlauf und auf uns abgestimmten Dokumenten.“ Birgit Wiesehahn-Haas, die auch Vizepräsidentin der IHK Nordwestfalen ist, hörte sich in der Branche um und informierte sich auf Fachmessen.

Entscheidung für das „naheliegende“ System

Mit e.bootis entschieden sich die Bottroper schließlich für ein im wahrsten Sinn des Wortes ,naheliegendes‘ ERP-System, das nicht nur beide Themenbereiche durchgängig abdeckte, sondern auch die geforderte technologische Modernität und Zukunftssicherheit bot. „Besonders positiv empfanden wir, dass wir mit der Software jederzeit neue Anforderungen umsetzen können und damit in der Lage sind, im Angebotsprozess den Austausch von Zeichnungen, Zertifikaten und jeder Menge produktspezifischer Merkmale mit unseren Kunden, aber auch mit Lieferanten, vorzunehmen.“

Da wir keine C-Teile liefern, sondern Auftragsfertiger sind, ist die Angebotsbearbeitung und -verfolgung für uns der geschäftsentscheidende Vorgang.“ Außerdem konnte Hersteller e.bootis mit jahrzehntelanger Erfahrung im Technischen Handel überzeugen, denn das e.bootis-ERP^II-System ist auf Basis seines erfolgreichen Vorgängers komplett neu entwickelt worden. e.bootis-ERP^II kam bei IBK zunächst mit den Modulen Handel, CRM, Archiv und Datev-Anbindung zum Einsatz.

Auskunftsfähig bleiben

Der IBK-Produktionsprozess wurde dabei gemeinsam mit dem Anbieter neu konzipiert. Produktionspapiere sind dadurch genau auf den Bedarf der Bottroper abgestimmt und können mit einem Mausklick erstellt werden. „Funktionen wie ,Angebot aus Angebot‘ oder ,Auftrag aus Angebot‘ sparen uns erheblich Zeit. Außerdem ist die integrierte Archivierung für uns sehr nützlich. Über die Belegkette werden uns alle Belege, Zeichnungen, Prüfzeugnisse etc. zu einzelnen Vorgängen direkt am Bildschirm angezeigt.

Unnötige, zeitaufwändige Recherchen gehören der Vergangenheit an und wir sind sofort am Telefon zu allen Themen auskunftsfähig“, so Birgit Wiesehahn-Haas. Viel genutzt wird auch der integrierte Reportgenerator Crystal Reports: „Damit können wir sämtliche Belege und Statistiken optimal auf unsere Belange anpassen. So lässt sich auch z.B. ein individueller Etikettendruck einfach abbilden.“