Eingangsrechnungen digitalisieren: So erfassen Sie Belege digital

Einführung in das Thema: Eingangsrechnungen digitalisieren

Ein großes Hallo und herzlich willkommen zu der heutigen Produktpräsentation zum Thema Digitalisierung von Eingangsbelegen.

Mein Name ist Natalia Postolati und ich bin ein Teil des Kundenbetreuungsteams hier bei e.bootis.

Heute werde ich Ihnen die geeignete Lösung für eine schnelle, effiziente und automatisierte Rechnungserkennung vorstellen.

Nun, es ist halt immer noch so, dass Rechnungen über den klassischen Weg in Papierform versendet und empfangen werden. Daher ist eine manuelle Bearbeitung dieser eingehenden Belege in der Regel sehr langwierig, arbeitsintensiv und potentiell fehleranfällig.

Hier wollen wir mit Hilfe unserer ERP-Software e.bootis ERP^II Suite und unserem Partnerprodukt von BCT Abhilfe schaffen. An der Stelle würde ich auch schon direkt starten wollen.

Automatische Rechnungseingangsprüfung

Zu Beginn werde ich Ihnen den spannenden Prozess hinter der automatischen Rechnungsverarbeitung anhand folgender grafischer Darstellung näherbringen.

Die Kernaussage dieser Darstellung ist die hohe Integration von BCT und die dadurch vollständig digitalen Prozesse im Rechnungsmanagement.

Fangen wir also ganz von vorne beim Import an. Hier werden Eingangsmails automatisch über BCT dem System zur Verfügung gestellt.

Alternativ können die Papierbelege aber auch über den Scanner digitalisiert in das System laufen.

Stehen die Dokumente dann zur Verfügung, kann die Bearbeitung im BCT Capture beginnen. Das System wird im ersten Schritt trainiert, und zwar zur Erkennung von Kopf- und Positionsdaten, sprich der Lieferantenerkennung und der Positionsverarbeitung.

Ich werde gleich mittels Hardcopies von unserem Kunden Roth, mit dem wir ein Projekt durchgeführt haben, näher auf die einzelnen Verarbeitungsschritte eingehen.

Im zweiten Schritt ist das System in der Lage, weitere Belege des Lieferanten automatisch zu verarbeiten.

Die Erkennung der Daten, sprich die Beleg-Erkennung, verläuft dann im BCT Capture komplett automatisch, wobei die Lieferantenerkennung anhand der von der ERP-Software e.bootis-ERP^II zur Verfügung gestellten Lieferantendaten erfolgt.

Bei der Positionsverarbeitung wird parallel die Vorvalidierung von z.B. Lieferschein oder auch Bestellung im ERP durchgeführt. Auch hier ist die Möglichkeit zur Nachbearbeitung gegeben, falls eventuelle Vorgänge eben nicht erkannt wurden. Dies ist jedoch nicht die Regel.

Beim Export werden die Daten von BCT im Standard XML Format durch eine ERP-Suite-Transformation und Ergänzung von ERP-spezifischen Parametern in den ERP-Importformaten angelegt und damit dann auch automatisch übernommen.

Im ERP-System erfolgt dann die Freigabe der Eingangsrechnung mittels der dafür vorgesehenen Anwendung und damit dann auch die Vollvalidierung.

Parallel werden die Belege aus e.bootis-ERP^II der DMS-Lösung Windream zur revisionssicheren Archivierungübergeben.

Sehen wir uns nun mal an, wie das bei unserem Kunden Roth aus Nürnberg in der Praxis aussieht.

Digitale Belegerfassung: Kopftraining mit der automatischen Belegerkennung der Daten

Wenn wir uns die Maske anschauen, dann stellen wir uns auch schon direkt die Frage, wie verläuft eigentlich die automatische Belegerkennung der Daten im BCT Capture?

Das, was Sie hier sehen können, ist das Kopftraining, welches über die vorhandenen BCT Suchalgorithmen erfolgt. Daher ist ein manuelles Eingreifen in der Regel auch nicht notwendig.

Hier werden lieferantenspezifische Informationen wie z.B. die IBAN und die Steuernummer erkannt und so kann das Capture den Lieferanten eindeutig zuordnen.

Ebenfalls wird aber auch die Belegnummer, das Belegdatum und der Netto- und der Bruttobetrag im ersten Schritt mit erkannt.

Parallel wird der Originalbeleg aufbereitet und angezeigt, indem eben die darin gefundenen Informationen farbig markiert werden.

In dem Fall hat alles geklappt, die relevanten Felder sind grün markiert, und wir bei e.bootis würden jetzt sagen: Alles grün, alles gut.

Eingangsrechnung digitalisieren: Positionstraining in e.bootis ERP^II

So viel zum Kopftraining. Switchen wir nun weiter zum Positionstraining.

Hier werden die Positionsinformationen ausgelesen und digitalisiert. Dabei wird je Position die Artikelnummer, die Menge, der Einzelpreis, die Lieferscheinnummer und die Bestellnummer erkannt und natürlich auch je Position abgespeichert.

Interessant ist hierbei vor allem die Online-Vorvalidierung, denn hier wird geprüft, ob eine Bestellung oder auch ein Lieferschein vorhanden sind.

Das kann wirklich nützlich sein, da eine Rechnung schon vor der Lieferung im Unternehmen sein kann. Der Beleg läuft dann in eine Freigabe hinein, die eben einen Wareneingang als Vorgängerbeleg hat.

Sind Lieferschein und Bestellung bereits im ERP-System e.bootis-ERP^II vorhanden, kann der Beleg sofort zur Freigabe durchlaufen. Für die Artikelüberprüfung im ERP können wahlweise die Lieferantenartikelnummern oder auch die eigenen Artikelnummern verwendet werden, die in der Regel nicht in der Rechnung mit draufstehen.

Unterschiedliche Verarbeitung von Mengen- & Preis Einheiten der digitalen Belegerfassung

Ein weiteres Thema wären hier die unterschiedlichen Verarbeitungen von Mengen- und Preiseinheiten beim Lieferanten und auch im ERP-System e.bootis-ERP^II.

Beispielsweise: Mengeneinheit – der Lieferant schreibt „Stk“ ohne Punkt und wir haben in der ERP-Software die Mengeneinheit „Stück“ mit ü ausgeschrieben. Das haben wir damit gelöst, dass wir unsere Lieferanteneinheiten mit unseren Mengeneinheiten abgleichen.

Ein ähnliches Thema wäre hier die Preiseinheit – der Lieferant hat auf der Rechnung „Meter“ angegeben und wir haben die Preiseinheit jedoch in „Stück“. Dies müsste ebenfalls gemappt werden, und das würde eben über eine Tabelle erfolgen, die angibt, wie viele Meter in einem Stück enthalten sind.

Hier kann man gut erkennen, dass der Summenabgleich geklappt hat.

Der Beleg wurde vollständig erkannt, und damit ist der Lieferant für diese Belege eben fertig trainiert worden. Für die nächsten Belege des Lieferanten würde es somit auch funktionieren.

Export-Thematik in e.bootis ERP^II

Und das war auch schon die Positionsverarbeitung. Kommen wir nun zu der Export-Thematik in das e.bootis ERP^II.

Nun befinden wir uns in der e.bootis ERP^II Landschaft. In der folgenden Anwendung wird neben den Stammdaten alle Positionen auf Verarbeitungsfähigkeit geprüft.

Es wird also nicht nur die Rechnung verbucht, sondern es wird aus der Bestellung oder auch dem Lieferschein eine Eingangsrechnung erzeugt.

Neben des Vorhandenseins der Ware wird auch auf die Menge und den Preis der Rechnung gegen die Bestellung geprüft. Die Prüfung der Vorgänge geschieht innerhalb des ERP-Systems.

Hier werden logische Zusammenhänge und fachliche Inhalte geprüft, wie z.B. stimmen die Preise der Bestellung mit der Rechnung überein? Was ist eigentlich mit den Frachtkosten?

Ist ein Wareneingang erfolgt? Und das wird geprüft zu der Bestellung gegen die Eingangsrechnung und zu dem Lieferschein gegen die Eingangsrechnung.

Eingangsrechnung innerhalb e.bootis ERP^II Suite

Gehen wir noch mal kurz auf die nun vorhandene Eingangsrechnung im e.bootis ERP^II ein.

Befindet sie sich erstmal im ERP-System e.bootis ERP^II, wird sie nicht nur automatisch im e.bootis Archiv zur revisionssicheren Archivierung übergeben, sondern landet auch in der e.bootis ERP^II Finanzbuchhaltung. Ganz schön smart, oder?

Belegkette in e.bootis ERP^II

Kommen wir nun zu unserer Belegkette.

Die ist wirklich goldwert, denn dank der vollständigen Abbildung der Belegkette können Sie aus den verschiedensten Vorgängen einen beliebigen Status im Geschäftsprozess aufrufen und dabei dann auch die Vorgängerbelege reflektieren.

Die folgende Maske zeigt oben links die ganzen Vorgängerbelege mit der jeweiligen Belegnummer.

Hier kann man gut erkennen, dass der gelbe Beleg mit der Belegnummer „AB“ das Lieferantenangebot ist. Bei dem grünen Beleg mit der Belegnummer „AB“ handelt es sich um die Kundenauftragsbestätigung für die Termintreue.

Parallel wird die endgültige Bestellung in Rot mit der Belegnummer „BE“ zum Lieferanten mit dem bestätigten Liefertermin angezeigt.

Der blaue Beleg mit der Belegnummer „WE“ ist der Lieferschein zum Wareneingang, und der lilane Beleg ist unsere soeben verarbeitete Rechnung.

Alle Belege werden im ERP-System aus dem DMS-System angezeigt, und nun mal so am Rande: Grundsätzlich könnte die Belegerkennung nicht nur für die Eingangsrechnung, sondern auch für weitere Belege diverser Art funktionieren, wie z.B. für Aufträge, Bestellungen, Lieferantenauftragsbestätigungen und alle weiteren Belege.

Der Prozess der Rechnungsverarbeitung wird pünktlicher und übersichtlicher, und dadurch haben Sie eine Zeit, um Kosteneinsparungen sowie auch weniger Fehler und dazu auch noch positiv gestimmte Mitarbeiter.

Warum es sich also schwer machen, wenn es auch einfach funktioniert? Eben alles auf einen Blick.

Und jetzt sind wir auch schon am Ende angelangt. An der Stelle bedanke ich mich recht herzlich für Ihre Aufmerksamkeit und für weitere Fragen stehen wir Ihnen immer gerne online oder auch telefonisch zur Verfügung. Bis dann.