Dynamic Database Publishing: Von Stammdaten im ERP zu PDFs im Onlineshop [InDesign Schnittstelle]

Dynamic Database Publishing: Ein Praxisbeispiel

Guten Tag meine Damen und Herren mein Name ist Wolfram Henze ich bin bei der e.bootis ag zuständig für den Bereich Katalogwesen.

Aus diesem Bereich möchte ich Ihnen ein Projekt vorstellen, dass wir in Zusammenarbeit mit der Firma blulaxa aus Bad Salzdetfurth Niedersachsen realisiert haben.

Es geht um Dynamic Database Publishing, auch DDP abekürzt, was an sich nichts besonders Neues ist. Aber das Zusammenspiel vom Aufbau eines Kataloges und der Übergabe der Ergebnisse wieder an das aufrufende ERP-System ist doch relativ neu. Was da auch an Kosteneinsparungen erreicht worden ist, möchte ich heute vorstellen.

Ausgangssituation

Die Firma blulaxa gilt als Hersteller von LED-Leuchten und allgemeinen Leuchtmitteln. Dafür ist es erforderlich, dass man Datenblätter erstellt.

Diese Datenblätter sind also eine Pflicht, die unter anderem von der EU kommt. Zurzeit sind es so ungefähr 300 Artikel, die gemäß den Auflagen dargestellt werden müssen.

Die Energielabel kennt glaube ich jeder – diese Regenbogen Aufkleber, die auf Ihrem Kühlschrank mittlerweile kleben – müssena auf Produktdatenblätter veröffentlicht werden.

Diese Veröffentlichung ist sowohl bei der Weitergabe der Produkte erforderlich als auch natürlich im Online-Katalog.

Datenblatt Erstellung Früher: 1 PDF in 40 Minuten

Diese Datenblätter wurden bisher manuell in InDesign erzeugt. InDesign, für diejenigen die es nicht kennen, ist das Layout Programm von Adobe und gilt in dem Bereich der Publikation als Marktführer.

Jemand hat also von der Qualitätssicherung und von dem Produktmanagement die technischen Daten bekommen und hat die InDesign eingetippt. Dann wurde das Ganze in Format gebracht und an das Qualitätsmanagement zurückggeben. Dieser Prozess ist – auch wenn ich voreingenommen bin – sehr Fehler anfällig und vor allen Dingen gab es keinerlei Automatisierung oder Verbindung.

Das führte dann dazu, dass manuell aus dem ERP-System oder aus irgendwelchen Excel-Tabellen Daten abgelesen wurden. Die wurden ins InDesign übertragen und dann wurde eben manuell etwas ersetzt. Es gab zwar Vorlagen, aber die Werte mussten händisch getauscht werden.

Das Ganze ging dann an das Qualitätsmanagement zurück. Wenn es denn gut gelaufen ist, dann wurden daraus PDF-Dokumente erzeugt, die in den Online-Shop übertragen worden sind.

Allerdings lief natürlich nicht immer alles gut. Ganz häufig wurden dann doch im Qualitätsmanagement wieder Fehler festgestellt.

Das führte dazu, dass eigentlich für ein PDF-Dokument in der Regel tatsächlich 40 Minuten an Zeit benötigt worden sind.

Wenn man also 300 Dokumente erzeugt – und das werden ja wirklich täglich mehr – ist der Zeitaufwand sehr sehr hoch. Vor allen Dingen ist derjenige der seine Kompetenz in InDesign hat, eher damit beschäftigt Datenpflege zu betreiben, als seiner Kompetenz im Layouten von Dokumenten nachzugehen.

Datenblatt Erstellung mit Dynamic Database Publishing: 300 PDFs in 5 Minuten

Dann haben wir vor drei Jahren bei blulaxa unsere ERP-Software e.bootis-ERP^II eingeführt. Relativ zeitnah führten wir auch unsere Schnittstelle zu unserem Drucksystem ein.

Mittlerweile sieht es folgendermaßen aus: In der Mitte kann man das ERP-System e.bootis-ERP^II sehen.

Ganz wichtig: Das Qualitätsmanagement ist dort im ERP verankert. Es gibt dort kompetente Mitarbeiter, die an einer einzigen Stelle die erforderlichen technischen Daten für die Erstellung dieser Datenblätter erfassen.

Von dort holt sich InDesign diese Informationen. In InDesign selber werden keinerlei Daten mehr bearbeitet oder erfasst.

Wir haben das mal ganz plakativ genannt: „Start-Button und dann Kaffee“.

Aus InDesign erfolgt der Zugriff auf die Daten des Klassifikationssystems und Artikel.

Man kann also einen Startpunkt innerhalb des Produktbaums definieren (das kann auch die Wurzel sein), dann drückt man auf den Startknopf und es werden von InDesign für jeden einzelnen Artikel die Datenblätter nach den Vorgaben automatisiert erstellt.

Als wir an diesem Projekt gearbeitet haben, kam die Frage auf: Was macht ihr denn mit den erstellten Datenblättern?

Bislang war es so, dass die Daten wieder zurück ins ERP gespielt wurden. Entweder über einen manuellen Import – sprich Drag and Drop – oder auch über eine Import-Datei.

Es war immer ein zusätzlicher Prozessschritt.

Dann sind wir auf die Idee gekommen, dass man das das ganz einfach automatisch machen kann, denn die ERP-Software e.bootis-ERP^II kann über Steuerungs- und Importdateien auch Objekte an die jeweiligen Artikel hinzufügen.

Also lag natürlich der Gedanke nah, dass man während des Erstellens der PDF-Dokumente auch gleichzeitig eine Import-Anweisung an das ERP-System erstellt.

Die von InDesign erstellten Dokumente werden automatisch in die ERP-Lösung eingeladen und über automatische Prozessroutinen im Onlineshop verfügbar gemacht.

Das Ganze ist eine gigantische Ersparnis. Ich kann 300 PDF Dokumente in 5 Minuten erzeugen.

Es haben sich also zwei Vorteile dabei herauskristallisiert: Einmal der große Zeitgewinn und zum anderen, dass die Qualität der Daten erheblich höher geworden ist, weil das Ablesen oder das manuelle Übernehmen von Daten komplett wegfällt.

Was brauche ich für Dynamic Database Publishing? ERP mit PIM-Funktion

Was brauche ich um das Ganze zu realisieren? Wir brauchen ein ERP mit PIM-Funktionalität. Natürlich verfügt die ERP-Lösung e.bootis-ERP^II über diese Fähigkeiten.

In e.bootis-ERP^II kann ich hingehen und flexible Klassifikationssysteme aufbauen. Das bedeutet, dass ich Produkte in beliebig vielen Strukturen im ERP-System hinterlegen kann. Genau diese Strukturen InDesign eben wieder auslesen und dort mit diesen Daten weiterarbeiten. Wir können also beliebig viele Produktgruppen, Merkmale und Merkmalswerte im ERP erfassen.

Wir können für jeden Artikel beliebig viele Objekte erfassen. Das können und müssen nicht nur Bilder sein. Objekte können auch PDF-Dokumente, Sound Files oder Videos sein. All das können wir in beliebiger Anzahl an Artikeln, Produktgruppen auch anderen Elementen im e.bootis-ERP^II hinterlegen.

Wir können vom ERP-System aus nicht nur die Qualität der Daten – also die Ausprägungen der Textwerte – sondern auch die Quantität jederzeit steuern.

Der oder die Anwenderin kann hingehen und kann sich zum Beispiel ein Sortiment zurechtlegen. Genau die Sortiments-Informationen stehen dann auch im InDesign zur Verfügung.

Ich kann also nicht nur produktgruppenseitig zugreifen, sondern ich kann die Datenmenge von verschiedenen Systemen einfach einschränken.

Ganz wichtig: Das Ganze sind dann Aktionen und Tätigkeiten, die nicht von uns entwickelt werden müssen.

Das sind reine Anwendungstätigkeiten der Mitarbeitenden, denen das ERP-System e.bootis-ERP^II zur Verfügung steht.

Wer InDesign kann muss sich nicht großartig im ERP auskennen, aber er kann die Funktionalitäten des Aufbaus von Strukturen und dergleichen jederzeit selber durchführen. Da muss kein Berater von uns ran.

InDesign mit ERP-Zugriff macht Dynamic Database Publishing möglich

Von InDesign aus greifen wir direkt auf die Daten im ERP-System e.bootis-ERP^II zu.

Was Sie hier sehen, ist einfach ein Ausschnitt einer Hardcopy aus der InDesign-Vorlage, die wir für blulaxa gebaut haben.

Es ist exakt eins zu eins das Klassifikationssystem, dass der Anwender im ERP-System sich selber zurechtgelegt hat.

Wir können sehen, dass das Layout in InDesign erstellt wird. Auch das ist keine Beraterleistung von uns.

Ganz im Gegenteil: In der Regel sind im Hause selber Mitarbeiter mit den Kompetenzen Layouting und Design.

Diese wissen, wie ein Datenblatt aussieht. Das kann jederzeit vor Ort gemacht werden.

Was wir allerdings einbauen und zusammen mit dem Kunden arbeiten, sind die Automatisierungsprozesse. Also dieses berühmte „Ich starte und dann gehe ich erstmal Kaffee trinken“.

Dynamic Database Publishing: ERP mit Importdienst Automatisierung notwendig

Nochmal zurück zum ERP-System. Wir haben ja zum einen gerade die Ausgabe gesehen. Also die ERP-Lösung e.bootis-ERP^II selber gibt Informationen heraus.

Aber unser ERP-System verfügt natürlich über ein automatischen Importdienst. Das heißt, wir werden bei der Erstellung der PDF-Dokumente eine Import-Anweisung erzeugen, in der genau steht, welches Dokument zu welchem Artikel geladen werden soll.

Das ist jetzt nicht so eine Sache, die einmalig läuft, sondern man kann es beliebig reproduzieren.

Es läuft permanent ein Importdienstprozess, der Ordner überwacht. Er guckt nach, ob deine Datei erzeugt wird.

Der Exportdienst sorgt sozusagen selbst für die Weitergabe der erzeugten Objekten an das ERP-System. In diesem Fall auch an das Shopsystem.

Diesen Export kann man zeitgesteuert machen.

Es ist sehr häufig so, dass Kunden einmal nachts ihren Onlineshop aktualisieren. Dann wird aber festgestellt, dass ein Dokument einen falschen Text enthält. Ist das der Fall, ist das gar kein Problem. Ich kann jederzeit mit einem Knopfdruck einzelne Datensätze – sprich einzelnen Artikel – aus dem ERP-System mal eben an das Shopsystem übertragen.

Nebenfefekte des Dynamic Database Publishings: Was ist daraus erwachsen?

Interessant ist aber auch, was als Nebeneffekten aus diesem ganzen Projekt entstanden ist.

Wir haben ursprünglich nur Datenblätter exportiert. Die filigranen technischen Daten aus dem ERP-System sind automatisiert an das InDesign übergeben und nach der Erstellung wieder eingelesen worden. Natürlich kann man diese Daten auch für andere Informationen benutzen.

Das nächste Projekt war ein Print-Katalog. Ich weiß es nicht genau, wie hoch die Auflage ist, aber es ist anscheinend immer noch wichtig, Print-Kataloge zu veröffentlichen. Dieser Print-Katalog wird auch nach den Layout-Vorgaben der Firma per Knopfdruck erstellt.

Die InDesign Mitarbeiterin greift auf die gleichen Daten zu. Darüber erleichtert die Schnittstelle zu InDesign auch nervige Arbeiten, wie die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses oder die Seitenzahlen.

Man erhält also wirlich per Knopfdruck einen ziemlich fertigen Katalog. Das einzige, was manuell nachgearbeitet werden muss, sind Füllseiten, welche unstrukturierte Daten enthalten wie z.B. Werbung.

Im nächsten Step ging es darum, dass Produkte und Produktverpackungen mit EAN-Codes versehen werden sollten.

EAN-codes, die natürlich auch aus dem ERP kommen. Es gibt aber eben nicht nur einen EAN-Code pro Artikel, sondern es gibt eben für diverse Verpackungsgrößen eigene EAN-Codes.

Diese sollten ebenfalls im PDF-Dokument zur Verfügung gestellt werden.

Auch dort wählen wir eine Produktgruppe, drücken auf einen bestimmten Knopf und dann werden EAN-Codes in den entsprechenden Versionen für die verschiedenen Verpackungsgrößen automatisiert als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt.

Das Projekt ist glaube ich noch lange ich am Ende. Je länger wir mit blulaxa zusammenarbeiten, umso mehr kommen auch Ideen, wohin es noch gehen könnte.

Zukunft des Dynamic Database Publishing: Was wird daraus erwachsen?

Was sie hier sehen ist der nächste Step, den wir umsetzen wollen.

Jeder von uns kennt eigentlich so Verpackungen von technischen Systemen. In dem Fall jetzt von LED-Leuchtbirnen.

Es gibt eine Unmenge an technischen Daten und die müssen natürlich auch – teilweise verpflichtend, teilweise aber auch aus Werbe-Charakter – auf eine Verpackung gedruckt werden.

Aber alle Informationen, wie zum Beispiel Lichtleistung und Fassungsgröße, sind im ERP vorhanden. Also gehen wir hin und werden diese Informationen auch aus dem ERP holen und mit diesen Verpackungen verknüpfen. Wenn sich irgendetwas ändern sollte, wird halt einfach per Knopfdruck eine neue Verpackungsdatei erstellt.

Das wird so weit gehen, dass wir sogar die Bedruckung oder die Beschriftung der Leuchten an sich selber verwalten.

Wer sich mal ein Leuchtmittel angesehen hat, wird sehen dass dort auf dem Kopf dieser Birne auch Informationen stehen. Selbst diese Informationen werden wir aus dem ERP-System holen.

Weiterhin werden wir den Druck der kompletten Verpackungskartons auch aus dem ERP ziehen. Denn wir können nicht nur Barcodes erzeugen und drucken sondern natürlich auch QR-Codes.

Vorteilsbetrachtung Dynamic Database Publsihing

Versuchen wir die Vorteile dieses gesamten Projekts mal zusammenzufassen.

Wir haben ganz banal eine Einsparung. Laut Aussage der Firma blulaxa sind es vier Stunden pro Woche an Qualitätssicherung, die aufgrund des geringeren Gestaltungsaufwandes wegfallen.

Aufgrund der Tatsache, dass die Daten eine einzige Stelle nun gepflegt werden, ist die Gefahr, dass man irgendwo fehlerhafte Dokumente veröffentlicht, deutlich reduziert.

Wir können davon ausgehen, dass die im Qualitätsmanagement erfasst Daten richtig sind. Sie werden durch die Weitergabe an InDesign nicht mehr verändert.

Das Ganze zählt auf die Steigung der Qualität ein. Vier Stunden pro Woche kann ich in der Qualitätssicherung einsparen, weil das Produktmanagement nur an einer einzigen Stelle erfolgt.

Fazit des Projekts: Brauche ich ein PIM-System? In den meisten Fällen sagen wir nein.

Wenn man ein ERP-System mit PIM-Funktionalitäten hat, brauche ich kein explizites PIM-System.

Wir können im ERP-System e.bootis-ERP^II alle Daten, die wir für die Erstellung von Datenblättern oder Katalogen benötigen speichern, kontrollieren und bearbeiten. Diese können dann mit Dynamic Database Publishing automatisiert an andere Systeme weitergeben werden.

Wir haben am Anfang auch über Kosten gesprochen. Im Zuge des Fachkräftemangels macht es unglaublich viel Sinn, Kompetenzen an den Stellen einzusetzen, wo sie wirklich gut sind.

Es ist betriebswirtschaftlich fragwürdig, eine in der Regel gar nicht mal so schlecht bezahlte InDesign-Fachkraft dazu einzusetzen, irgendwelche Daten abzutippen. Von der Fehlerquelle mal ganz abgesehen.

Setzen Sie Ihre Fachkräfte an den Stellen ein und Sie werden auch bei den Fachkräften selber merken, dass die Produktivität steigt, wenn sie in ihrem Gebiet gefordert werden.

Das soll es gewesen sein mit dieser kurzen Vorstellung. Danke für Ihre Geduld und Aufmerksamkeit!