Releasewechsel vom ERP:
Ohne Updates
keine Digitalisierung

Releasewechsel: Das Damoklesschwert der IT

Aller Anfang ist schön. Man steckt in der ERP-Auswahl bis über den Kopf in Möglichkeiten, welche die neuen ERP-Systeme dem Unternehmen bieten könnten.

Niemand denkt daran, dass das „neue“ ERP-System auch mal aktualisiert werden muss. Zumindest zu diesem Zeitpunkt noch nicht.

Denn irgendwann kommt der Schlag in den Nacken: Es droht der Releasewechsel. Und irgendwie soll der fast so viel kosten, wie die ursprüngliche Einführung.

Der Chef ist ist not amused, die Stimmung ist im Keller, es fließen Tränen in der IT-Abteilung.

Warum ist der Releasewechsel so wichtig?

Was ist schief gelaufen?

Releasewechsel gehören zur Lebenszeit eines ERP-Systems dazu.

Sie sind ein wichtiger Faktor bei der Bewertung von Kosten und Zukunftssicherheit möglicher ERP-Systeme. Deswegen sollten sie unbedingt in der Auswahl beleuchtet werden.

Zumal in der IT-Welt genügend Horrorgeschichten existieren, bei denen Releasewechsel exorbitant lange dauerten oder Unmengen an Geldsummen verschlangen. Grundsätzlich sollte ein Update vom ERP-System ja eher Vorteile bringen, von denen das Unternehmen profitieren kann.

Warum kommt es beim Releasewechsel so oft zum Knall?

Meistens liegt der Grund in einem der beiden Szenarien: „Richtig miese Tour“ oder „Selbst schuld“.

„Richtig miese Tour“ zählt dabei auf den ERP-Anbieter ab. Die ERP-Einführung hat ordentlich lange gedauert, aber jetzt sind alle froh dass es läuft.

Allerdings fällt beim anstehenden Update auf: Ups, wir müssen viele der Anpassungen noch mal neu programmieren, weil diese von der nächsten Version nicht unterstützt werden.

Böse Zungen würden behaupten, dass das Teil des Geschäftsmodells mancher Anbieter ist. Man muss aber hier genauer hinschauen.

Oft passiert diese Situation bei ERP-Lösungen, die auf Basis einer anderen ERP-Software entwickelt wurden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Partner für eine Branche das System spezialisiert und anpasst.

Da kann die Mutter-Software schon mal entscheiden, dass die nächste Version der Software nicht so ganz kompatibel zu den Erweiterungen des Partners ist.

Die Folge davon: Bei einem Update muss vieles neu entwickelt werden. Und das bedeutet Kosten. Kosten, die Sie für die gleichen Funktionen schon mal ausgegeben haben. Ärgerlich oder?

Das andere Szenario „Selbst schuld“ könnte man auch „prallgefülltes Wunschkonzert führt zu spätem Kater“ nennen. Denn man muss sich auch mal die Frage stellen, warum überhaupt so viel individuell programmiert wurde.

Oft hat das Unternehmen die gewünschten Prozesse nicht exakt dokumentiert oder nicht definiert, was mit der Einführung des ERP-Systems erreicht werden soll. Oder beides. Andernfalls hätte der ERP-Hersteller die Möglichkeit gehabt, neue Lösungswege im Standard aufzuzeigen.

Stattdessen wird wie wild programmiert, um alte Prozesse exakt ins neue ERP zu übertragen. Und oft eben so, dass man beim nächsten Update von vorne anfangen kann. Es lohnt also sehr, im ERP-Auswahl Prozess genau abzuwägen, ob Sie überhaupt vom Standard abweichen möchten.

Warum Sie Ihr ERP-System aktuell halten sollten

Das Problem beim Thema ERP-Updates ist die schwierige Informationslage. Selbst wenn Sie es bei der Auswahl ansprechen, lässt sich die Releasefähigkeit einer ERP-Software unheimlich schwer nachvollziehen.

Klar, Sie können sich genau erklären lassen, welche Update-Philosophie der Anbieter verfolgt, aber auch das beruht auf Vertrauen. Besser ist es, gezielt nach Referenzen zu fragen, die bereits ein Releasewechsel hinter sich haben. Dort erhalten Sie am ehesten eine ungetrübte Einschätzung.

Bei dem ganzen Schlamassel, den ein Releasewechsel verursachen kann, kommt bei Ihnen jetzt vielleicht die Frage auf, ob er denn überhaupt notwendig ist. Die Software läuft doch.

Ich mache es kurz, ein ganz klares: Ja!
Updates Ihrer ERP-Software sind Ihr Ticket für die Zukunft, dass Sie einlösen sollten.

Releasewechsel sind wichtig, weil sie den digitalen Fortschritt sichern. Weiterentwicklung in der Software bieten neue Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und neu zu denken. Ein aktuelles System bereitet Sie außerdem auf ungeplante Ereignisse vor.

Sie betreiben ja Ihr Unternehmen nicht in einem Vakuum. Es können immer Ereignisse auftreten, die Sie dazu zwingen, bestimmte Vorgaben umzusetzen. Haben Sie das ERP-System dann lange Zeit vernachlässigt, wird Ihre IT nervös. Unter Umständen ist die alte Version den Anforderungen nicht gewachsen und das notwendige Patch gibt es nur für die aktuellste Software-Version.

Außerdem erhöhen Sie mit einem aktuellen Release Ihrer ERP-Software die Sicherheit Ihrer Daten. Veraltete Software bietet immer eine erhöhte Angriffsfläche für Dritte, um sich Zugang zu wertvollen Geschäftsinformationen zu verschaffen. Je aktueller die ERP-Software, desto geringer das Risiko eines Schadens.

Zusammenfassung: Updates

Zusammengefasst: Updates sind ultra wichtig bei Ihrer Entscheidung, welche ERP-Software Sie zukünftig einsetzen möchten.

Welche Technologie-Faktoren bei der ERP-Auswahl noch wichtig sind, haben wir übrigens in einen kleinen ERP-Auswahl-Ratgeber gepackt, den Sie sich gerne herunterladen können.

Das war’s von mir für heute, Bis dahin, Ciao aus Essen.