Lastenheft für ERP-Systeme: Warum 90% nutzlos sind und wie Sie es besser machen

Viele ERP-Lastenhefte sind nutzlos

Lastenhefte sind ein wesentlicher Bestandteil der ERP-Auswahl. Umso schlimmer ist es, dass ein Großteil der produzierten Lastenhefte großer Käse ist. Deswegen zeige ich Ihnen heute, wie Sie Ihre zeit effektiver nutzen und Lastenhefte erstellen, die Sie wirklich in Ihrer ERP-Auswahl nach vorne bringen.

Moin und Hallo aus dem schönen Essen. Mein Name ist Steffen Heetfeld von der e.bootis ag, dem Hersteller der individualisierbaren ERP-Software e.bootis-ERP^II Lastenhefte. Schon das Wort allein impliziert ja, dass das Thema heute keine Spazierfahrt ins Grüne wird.

Was ist ein Lastenheft?

Denn Lastenhefte bedeuten immer Arbeit, egal auf welcher Seite man steht. Bevor wir uns aber darum kümmern, warum so viele Lastenhefte ihr Ziel verfehlen, ein kurzer Exkurs was ein Lastenheft denn überhaupt ist.

Frei nach Wikipedia lautet die Definition: Das Lastenheft beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.

Im ERP-Auswahl-Kontext erstellt das ERP suchende Unternehmen ein Lastenheft, durch dass es den potenziellen ERP-Anbietern beschreibt, welche Anforderungen es an sein neues ERP-System stellt.

Das Ziel sollte sein, einen vergleichbaren Kriterienkatalog zu erschaffen, der den Dienstleister in die Lage versetzt, besser zu verstehen, welche Ziele das Unternehmen mit der neuen ERP-Software verfolgt. Durch die Beantwortung des Lastenheft erhält das auswählende Unternehmen einen ersten Eindruck, welche ERP-Software zu ihnen passen könnte.

• Anforderungen beschreiben
• vergleichbarer Kriterienkatalog
• vom Hersteller beantworten lassen

Lastenheft Struktur: Nicht nur Funktionen abfragen

So weit so gut. Kommen wir nun zu der wichtigsten Regel bei der Lastenheft, die leider 90 Prozent nicht befolgen. Nicht nur Funktionen abfragen.

Sie merken das Thema ist mir wichtig. Eine Funktion ist wie ein Hammer. Man kann damit Nägel befestigen oder Löcher in die Wand schlagen. Was Sie damit vorhaben kann ich aber nicht am Hammer ablesen. Eine endlose Aufzählung von Funktionen bringt rein gar nichts, wenn Sie nicht beschreiben wie der Prozess dahinter aussieht.

Ein Beispiel? Die Funktion „automatisierte Adressprüfung und Dubletten-Prüfung“ wirft direkt Fragen auf. Nach welchen Kriterien soll geprüft werden? Wie intelligent soll die Überprüfung sein? Hinsichtlich zum Beispiel Rechtschreibfehlern? Warum ist sie überhaupt wichtig? Aus Compliance Gründen oder für die Retourenoptimierung? Je nach Zielsetzung resultieren daraus ganz andere Anforderungen, die gelöst werden müssen.

Jetzt ist die automatische Adressprüfung vielleicht nicht unbedingt kriegsentscheidend, aber sie verstehen worauf ich hinaus will. Stumpf Funktion aufzuzählen verschwendet Ihre wertvolle Lebens- und Arbeitszeit. Und nicht nur Ihre! Auch die des Anbieters, denn der muss ja 5000 schlag-mich-tot Fragen zu irgendwelchen Funktionen beantworten.

Verlorene Zeit, in der er sich nicht damit auseinandersetzen kann, die Prozesskultur Ihres Unternehmens kennen zu lernen und dafür Lösungsansätze zu entwickeln. Deswegen: „Don’t ever do that again!“.

Wie muss ein Lastenheft aufgebaut sein?

Nachdem wir das nun geklärt haben, wie machen Sie ist jetzt besser? Ganz wichtig: Ihre Einstellung ist entscheidend! Denn Sie machen das ERP-Lastenheft ja nicht zum Spaß, sondern weil Sie sich dadurch eine strukturierte ERP-Auswahl erhoffen.

Geben Sie den auserwählten ERP-Anbietern einen möglichst guten Einblick, wie Ihr Unternehmen arbeitet und wofür Sie die neue ERP-Software nutzen möchten.

Dazu helfen zwei banale Fragen: Welche Unternehmensziele sollen mit der Systemeinführung erreicht werden und welche Prozesse wollen Sie optimieren?

Ziele und Prozesse! Das Dreamteam der ERP-Auswahl!

Denn je nachdem welche langfristigen Ziele Sie mit Ihrem Unternehmen verfolgen, müssen unter Umständen ganz andere Prozesse abgebildet werden im ERP-System.

Wie bereits gesagt, Prozessbeschreibungen sind der Schlüssel für ein sinnvolles Lastenheft. Anstatt Funktions-Fetischismus muss zu betreiben, fragen Sie besser ab, ob grundsätzlich Ihre Prozesse nach Ihren Vorgaben in der jeweiligen Software umsetzbar sind. Und wenn nicht, lassen Sie sich alternative Lösungsansätze skizzieren und bewerten diese.

Dabei gelten Grundregeln:

Erstens: Nicht 1000 sondern nur wertschöpfende, unternehmenskritische Prozesse beschreiben.

Zweitens: „Soll“-Prozesse beschreiben. Machen Sie nicht den Fehler, in der neuen Software veraltete oder überholte Prozesse abbilden zu wollen.

Und Drittens: Legen Sie den Fokus auf Prozesse, die Wettbewerbsvorteile bilden. Denken Sie immer daran: Die ERP-Auswahl ist kein IT-, sondern ein Organisationsprojekt.

So ganz ohne Funktionsabfragen werden Sie vermutlich nicht klarkommen. Das ist auch vollkommen in Ordnung so. Versuchen Sie nur die Anzahl auf ein erträgliches Maß zu reduzieren. Das schont nicht nur Ihre Nerven, sondern auch die Ihres ERP-Anbieters. Wir erhalten oft die Frage, wie man denn nun ein Lastenheft erstellen soll.

Lastenheft Vorlage downloaden: Sofort die richtige Struktur nutzen

Für diese Fälle haben wir eine Vorlage erstellt, die eine sinnvolle Struktur für ein ERP-Lastenheft darstellt.

Falls Sie jetzt eine vollständige Aufzählung aller möglichen Funktionen erwarten, sollten Sie sich vielleicht noch mal dieses Video anschauen. Wir geben Ihnen damit einen Lastenheft-Aufbau, der Ihnen Ideen liefern soll, wie Sie Ihre Anforderungen Ihren potenziellen Software-Anbietern mitteilen können. Funktioniert übrigens auch gut bei ERP fremden Projekten.

Falls Sie gerade an der Erstellung eines ERP-Lastenheftes sitzen, helfen wir natürlich gerne unverbindlich weiter. Kontaktieren Sie uns dazu einfach über unsere Website.

Das war es von mir heute. Ich hoffe, Ihnen hat das Video gefallen und würde mich freuen, wenn Sie ein Like dalassen, uns abonnieren oder das Video teilen oder einfach nur das nächste Video gucken und sage Ciao und bis dann!