ERP-Projekt
Mehr Akzeptanz durch das richtige Auswahlteam

Einführung in das ERP-Projekt

Die fehlende Akzeptanz für ein neues ERP-System seitens der Mitarbeiter kann ganze ERP-Projekte dem Untergang weihen. Wenn Sie hier nicht frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um Ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen oder gar auf Alleingänge setzen gehen sie ein hohes Risiko ein.

Dabei kann gerade die Neuanschaffung eines ERP-Systems eine ideale Gelegenheit sein, um gemeinsam die Zukunft des Unternehmens zu gestalten.

Warum sich das schwerer anhört, als es ist und wie sie mit dem idealen Auswahlteam die Vorfreude auf ein neues ERP-System steigern, schauen wir uns heute an.

Moin und Hallo aus dem schönen Essen. Mein Name ist Steffen Heetfeld von der e.bootis ag, dem Hersteller der individualisierbaren ERP-Software e.bootis-ERP^II

In unserem heutigen Video legen wir ganz untypisch mal den Fokus auf die wichtigsten Leute im ERP-Auswahlprozess: Die Mitarbeiter. Auch wenn man es leicht im ERP-Auswahl-Trubel vergisst, sind sie es letztendlich, die mit dem neuen ERP-System arbeiten müssen und dementsprechend sind sie auch die Leidtragenden, wenn über ihre Köpfe hinweg suboptimale Entscheidung getroffen werden.

Denn die klügste Technologie nutzt Ihrem Unternehmen gar nichts, wenn Ihre Mitarbeiter sie einfach nicht nutzen. Das modernste ERP-System kann auch wie eine Schreibmaschine gebraucht werden, wenn Ihre Kollegen nicht für neue Möglichkeiten aufgeschlossen sind.

1. Ein neues ERP-System: Mitarbeiterherausforderungen und Lösungen

Aber es geht auch anders:

Wenn sie es richtig anstellen, haben Sie am Ende der ERP-Einführung ein modernes ERP-System und motivierte Mitarbeiter, die das Altsystem keine Sekunde vermissen.

Bevor wir uns damit beschäftigen, wie Sie das hinbekommen, gehen wir erst noch mal einen Schritt zurück:

Warum sind manche Mitarbeiter so wenig begeistert, wenn Sie mit vollem Elan verkünden, dass Sie ein neues ERP-System einführen möchten?

Grundsätzlich gibt es drei negative Emotionen die eine Abneigung von Mitarbeitern gegenüber einem neuen ERP-System verstärken können: Trägheit, Unsicherheit durch Unwissen und erlebte negative Erfahrungen.

• Trägheit
• Unsicherheit durch Unwissen
• Negative Erfahrungen

Trägheit äußert sich in IT-Kreisen oft durch die „never change a running system“-Mentalität.

Dabei müssen die Mitarbeiter, die der Trägheit zum Opfer fallen, noch nicht mal unproduktiv in ihrem Tagesgeschäft sein. Ganz im Gegenteil! Wahrscheinlich können sie ihre Prozesse im Schlaf herunterbeten. Jedoch hilft diese Fähigkeit wenig, wenn es darum geht, Bestehendes zu überdenken und Neues zu etablieren.

Der Träger angestellt im ERP-Projekt sieht aus Prinzip die Notwendigkeit von Veränderungen nicht ein.

„Das haben wir schon immer so gemacht“ ist ein durchaus beliebter und häufig genutzter Grund dieser Sorte Mitarbeiter das ERP-Projekt nicht ernst zu nehmen oder noch schlimmer es zu sabotieren.

Während Sie Trägheit noch vergleichsweise entspannt entgegentreten können, sieht es bei Verunsicherungen schon ganz anders aus. Diese hatten meistens ihren Ursprung in fehlendem digitalem Know-how.

Menschen ohne digitale Erfahrung fühlen sich oft zurückgesetzt, weil sie nicht mitreden können und entwickeln so – bewusst oder unbewusst – eine Abneigung gegen neue Möglichkeiten der Arbeitsgestaltung. Das ist übrigens unabhängig vom Alter! Bei Mitarbeitern die 50 Jahre oder älter sind tritt dieses Verhalten nicht unbedingt deutlich häufiger auf als bei Mitarbeitern in ihren Dreißigern oder Vierzigern.

Wenn Mitarbeiter aber bereits infolge eines früheren ERP-Projektes unter negativen Auswirkungen auf ihre Arbeitsgestaltung zu leiden hatte, ist das wirklich das „worst case“-Scenario für jeden, der sein Unternehmen in irgendeiner Art und Weise nach vorne bringen möchte.

In diesem Fall ist es wirklich schwierig positive Argumente für ein neues ERP-System zu finden. Hier gilt es mit dem nötigen Fingerspitzengefühl zunächst die negativen Erfahrungen zu identifizieren und dann gemeinsam mit dem Mitarbeiter Vorkehrungen zu treffen, damit diese nicht noch mal eintreffen.

2. Was können Sie als Projektleiter tun, damit sich auch die resistenten Kollegen auf die neue Situation einlassen?

Okay, die Gründe der ERP-Gegner kennen wir jetzt, aber was können Sie als Projektleiter tun, damit sich auch die resistenten Kollegen auf die neue Situation einlassen. Dreh und Angelpunkt ist hierbei das Vertrauen der Belegschaft in das Team, das stellvertretend für die gesamte Firma die ERP-Auswahl durchführt.

Sie können das natürlich nach dem Motto durchziehen: Ich bin das Entscheidungs-Team und habe genug Kompetenz für alles!

Das mag auch so sein, stößt aber unter Umständen auf direkten oder indirekten Widerstand in der Belegschaft. Wenn Sie aber auf eine ausgewogene Auswahl ihrer Projektmitglieder achten, machen Sie sich das Leben einfacher.Es hilft weder ein Auswahlteam aus reinen Führungskräften zu bilden, die zu weit weg sind von den täglichen Prozessen, noch die Auswahl komplett den Anwendern zu überlassen.

Jeder weiß: Zeit ist kostbar, aber wirklich gut investiert, wenn man sie in eine strukturierte ERP-Auswahl steckt.

Es ist vielmehr Ihre Aufgabe die bewusste Entscheidung zu treffen, wann Sie jemanden zu welchem Zeitpunkt am ERP-Projekt beteiligen möchten. Nicht immer ist es sinnvoll, alle Betroffenen gleich stark einzubinden, wie es bisher weitläufig propagiert wurde.

Erfolgreiche Veränderungsprojekte können sehr wohl in einem kleinen Team starten und von da aus Stück für Stück auf weitere Mitarbeiter und Prozesse im Unternehmen übertragen werden. Dies ermöglicht Ihnen vor allem mit den Fähigen und Willigen zusammenzuarbeiten, mit denen sich komplexe Veränderungen umsetzen und rasch in Ergebnisse verwandeln lassen.

Jetzt stellt sich Ihnen berechtigterweise die Frage, welche Mitarbeiter denn nun in ein ideales ERP- Auswahlteam gehören.

Grundsätzlich macht es Sinn, Mitarbeiter in Ihrem Team zu vereinen, die bereits eine fortschrittliche Denke aufweisen. Schließlich investieren Sie mit dem ERP-Projekt in die Zukunft Ihres Unternehmens. Personen, die für Neues aufgeschlossen sind, denken in anderen Dimensionen und können entscheidende Mehrwerte liefern.

Vermutlich haben Sie jetzt schon so ein paar Kollegen vor Augen, die genau in dieses Muster passen. Meistens zeichnen sie sich durch einen lebhaften Ideenreichtum aus, der nicht nur auf ihren Arbeitsbereich beschränkt ist.

3. Welche Teammitglieder sollten Sie einbinden?

Das sind die Gold Nuggets der Teammitglieder. Binden Sie diese Gruppe in Ihren Auswahlprozess ein, erhalten Sie nicht nur frische Ansichten, sondern Stärken deren Motivation und Bindung zu ihrem Unternehmen. Trotzdem sollte eine gewisse Diversität zwischen Prozesserfahrung und Visionsaffinität herrschen.

Im Klartext: Finden Sie Mitarbeiter, die einen Blick für das ganze Unternehmen haben. Das können Führungspersonen sein, müssen es aber nicht, denn auch Angestellte aus Fachbereichen können Missstände aufzeigen oder Verbesserungen anregen, die abteilungsübergreifende Veränderungen nach sich ziehen. Stellen Sie sich die Frage, wer aus Ihrer Wahrnehmung heraus insgeheim erwartet, zu einem bestimmten Thema befragt zu werden.

Dass beim Thema Neukundengewinnung Ihr Vertrieb ein Wörtchen mitzureden hat, sollte selbstverständlich sein. Vielleicht wünscht sich aber ihr Kundensupport nichts sehnlicher, als seine Sicht auf das Thema mit einzubringen, da ihm seit Jahren in der Kundenbetreuung notwendige Informationen fehlen. Wenn Sie es schaffen, dafür gemeinsam eine Lösung im neuen ERP System zu entwickeln, haben Sie definitiv neue Fürsprecher gewonnen.

4. Welche Rolle spielen Peer-Group-Leader im Auswahlprozess?

Fürsprecher sind generell hilfreich – logisch. Aus Erfahrung können wir sagen, dass es ungemein hilft so genannte „peer group leader“ mit in den Auswahlprozess einzubeziehen. Das sind sozusagen unternehmensweite Influencer, nur ohne Instagram.

Diese sozialen Spezialisten sind respektierte Personen unabhängig jeder Hierarchieebene. Das kann die Sekretärin sein, die seit 20 Jahren das Unternehmen begleitet oder der Berater, mit dem alle Kollegen gerne zusammenarbeiten.

Sie wirken als Meinungsmultiplikatoren im Unternehmen und können bereits sehr früh eine positive Stimmung gegenüber dem ERP-Projekt erzeugen. Vor allem dann, wenn im gesamten Unternehmen Ziele entwickelt werden, die mit Hilfe des neuen ERP-System erreicht werden sollen. Sind die „peer-group-leader“ am Entscheidungsprozess beteiligt, können sie viel besser die Beweggründe und Ziele in die Belegschaft hinein kommunizieren.

Andersherum erhalten Sie durch die Einbindung dieser Personen ein relativ verlässliches Stimmungsbarometer, dass die Sorgen und Ängste der Belegschaft gegenüber dem ERP-Projekt widerspiegeln. So können Sie schneller auf Bedenken reagieren und Probleme im Vorfeld aus dem Weg räumen.

5. Fazit

Zusammenfassend ahnen Sie jetzt vielleicht schon, worauf Sie sich bei Ihrer ERP-Auswahl eingelassen haben. Auch wenn Sie eigentlich nur Software einführen müssen, ist es vermutlich notwendig, ein bisschen an Ihren Fähigkeiten als Hobby-Psychologe zu arbeiten. Dabei ist die Auswahl des ERP- Teams nur eine Baustelle von vielen, um den Hindernissen wie Trägheit, Verunsicherungen oder negativen Erfahrungen in ihrer Belegschaft entgegenzuwirken.

Wir haben aus diesem Grund einen Ratgeber zusammengestellt, der Ihnen hilft, Ihre Mitarbeiter zu Fans von Fortschritt zu machen. Den Download-Link finden sie einfach hier unten. Darin erklären wir zum Beispiel auch, warum Sie sich dringend Ziele für Ihre ERP-Einführung setzen müssen und diese bei Erreichen mit Ihrer Firma feiern sollten.

Da sind wir schon am Ende. Das war es erst mal von mir.

Selbstverständlich, wenn Sie fragen haben, können Sie sich gerne melden – wir freuen uns darüber. Und ansonsten bleibt mir nur zu sagen: Bis zum nächsten Artikel und Tschüss!