ERP-Einführung
ohne Business-Case?
Besser nicht!

Was versteht man unter einem Business Case?

Der Business Case hat für den deutschen Mittelstand ungefähr den Stellenwert wie Rentenpunkte für Abiturienten. Man hat schon mal von ihnen gehört, aber so richtig einen Plan, was sie machen – keine Ahnung.

Das liegt oft an der vorherrschenden Meinung, dass ein Business Case nur das reine Kosten/Nutzen Verhältnis beschreibt.

Warum ist ein Business Case so wichtig?

Wenn man ihn aber anders einsetzt, als ein Werkzeug, um Ziele zu definieren und die ERP-Einführung zu steuern, macht das ganze schon mehr Sinn.

Kurz gesagt: Der Business Case sichert den Mehrwert eines ERP-Projektes.

Wie stellen Sie jetzt einen realistischen Business Case für eine ERP-Einführung auf die Beine?

Es gibt ungefähr 374 einhalb Aspekte, die Sie betrachten könnten. Deswegen konzentrieren wir uns heute auf die vier Wesentlichen:

• Kostenplanung
• Nutzen
• Projektsteuerung
• und Erfolgsmessung

Die Kostenplanung der ERP-Einführung

Fangen wir vorne an. Die Kosten.

Diese sollten Sie in folgende 3 Unterpunkte unterteilen.

1. Die Implementierungskosten.
   Dazu zählen detaillierte Aufschlüsselung der Kosten für Software, Hardware, Implementierung, Schulungen und Support.
2. Die laufenden Kosten.
   Das sind Wartung, Lizenzgebühren, regelmäßige Schulungen, Updates, die das.
3. Vergleichen mit dem Status quo.
   Implementierungs und laufende Kosten stellen den Total Cost of Ownership der neuen ERP-Software dar. Den TCO einmal mit den laufenden Kosten der bestehenden Lösungen gegenüberstellen.

Kleiner Tipp: Besser ein bisschen schwärzer rechnen, als der Vertrieb Ihres Lieblingsanbieters, es Ihnen weismachen möchte. Denn ein Kostenpuffer bringt Ruhe in Ihrem Projekt und Ruhe für Ihr Wohlbefinden.

Der Nutzen des ERP-Systems

Kommen wir zum Nutzen des ERP-Systems. Was soll das Ding eigentlich bringen? Hier pauschale Aussagen für Ihr Unternehmen zu treffen, ist ungefähr so seriös wie Anlagetipps eines spielsüchtigen Finanzberaters.

Grundsätzlich sagt das Lehrbuch, es gibt zwei Kategorien.

1. Der quantitative Nutzen.
   Dazu zählen zum Beispiel potenzielle Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerungen, Return on Investment und andere messbare Vorteile.
2. Und der qualitative Nutzen
   Wie zum Beispiel Verbesserungen in der Prozessqualität, Datenintegration, Entscheidungsfindung und Kundenzufriedenheit.

Aber natürlich gibt es auch ’ne Mischung aus beidem! Wie zum Beispiel, die Reduzierung der Kapitalbindung im Lager auf Basis einer erhöhten Datentransparenz.

Sie sehen, an diesem Punkt müssen Sie sich leider ein bisschen mit den Problemen Ihrer Firma beschäftigen.

Business Case als Mehrwert der Projektsteuerung

Was vollkommen unterschätzt wird, ist der Mehrwert, den ein Business Case für die Projektsteuerung haben kann. Denn, sind wir mal ehrlich: Innerhalb des Projektes kommt irgendwann immer der Punkt, wo irgendjemand das Wunschkonzert eröffnet und alle Vorgaben über den Haufen schmeißt.

Ein klares GO/NO-GO-Modell hilft dabei, den Mehrwert solcher Änderungen zu erfassen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ein gutes Beispiel dafür sind Individualprogrammierungen.

Niemand hat die Absicht, Individualprogrammierung im ERP-Projekt zuzulassen. Es gibt aber diese eine Führungskraft, die dann doch meint, dass man bestimmte Sachen ändern müsste.

Mit einem ausgefeilten Business Case kann jetzt entschieden werden, ob sich der Aufwand lohnt. So werden Änderungswünsche nicht pauschal abgelehnt, sondern anhand des geplanten ROI bewertet.

Erfolgsmessung der ERP-Einführung

Was in unserem Business Case noch fehlt, ist ein Plan, der prüft, ob der erhoffte Nutzen auch tatsächlich eingetroffen ist. Dazu sollten Sie Ihre Ziele in konkrete KPIs für einzelne Abteilungen oder Bereiche herunterbrechen. Diese sollen zeigen, wie der Nutzen eines Systems spürbar wird in eurem Unternehmen.

So bleiben die Mitarbeitenden und auch die Führungsriege fokussiert während des ERP-Projektes.

Und nach dem Start können Sie rausfinden, ob der Nutzen in den einzelnen Bereichen schon erreicht wurde. Und wenn nicht, woran das liegt.

Fazit

Zusammenfassung. Ein Business Case hilft Ihnen, den Gewinn Ihrer ERP-Investition zu maximieren. Und wer will das nicht?

Auch, wenn Sie jetzt schon mitten im ERP-Projekt drinstecken, hilft Ihnen ein Business Case, Ihre Ziele zu kommunizieren und Ihr Projekt besser zu steuern.

Soviel zum Thema Business Case. Jetzt sind Sie an der Reihe. Wenn Sie gerade am Start einer ERP-Auswahl sind, dann zögeren Sie nicht und laden Sie jetzt sofort unseren ERP-Auswahl Ratgeber runter. Da sind alle wichtigen Tipps drin. Den Link dazu finden Sie hier unten.

Danach, am besten direkt auf unsere Webseite gehen und unsere ERP-Software anschauen, denn die ist ziemlich gut. Meiner Meinung nach. Müssen Sie nicht glauben. Und offensichtlich können Sie natürlich jetzt auch noch ein Business Case machen.

Ich habe gehört, das könnte sinnvoll sein für Ihr ERP-Projekt.

Egal, was Sie jetzt machen, ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei und bis zum nächsten Mal. Ciao, ciao!