ERP-Auswahl
5 Kriterien, die Unternehmen VORHER erfüllen sollten

Einführung in die ERP-Auswahl

Zu oft stürzen sich Unternehmen in die ERP-Auswahl ohne vorher zu prüfen ob sie tatsächlich dafür bereit sind. Eine ERP-Auswahl wird schnell chaotisch wenn man keinen Blick auf die Ausgangslage des Unternehmens wirft. Wie Sie diesen Fehler vermeiden zeige ich Ihnen heute.

Moin Moin und Hallo mein Name ist Steffen Heetfeld von der e.bootis ag. Dem Hersteller der individualisierbaren ERP-Software e.bootis-ERP^II.

Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema: Kann ein Unternehmen eigentlich nicht bereit sein für ein ERP-System? Reflexartig werden sie jetzt antworten: Was für eine bescheuerte Frage! Ist doch egal, wie der Zustand meines Unternehmens ist. Ja und nein.

Klar, es ist immer sinnvoll über Optimierungen nachzudenken. Möglicherweise fühlen Sie sich auch gerade dazu gezwungen, weil Kunden an Sie technische Anforderungen stellen, die Sie so nicht bedienen können.

Oder Sie erreichen gerade den kritischen Punkt, wo Ihre Belegschaft das Arbeitsvolumen einfach nicht mehr stemmt.

Vielleicht sind Sie schon zu der Erkenntnis gekommen, dass ein neues ERP-System unter Umständen da helfen könnte. Aber speziell bei der Einführung einer neuen ERP-Software geht es so richtig ans Eingemachte.

Und ich rede da vom Level „OP am offenen Herzen Ihres Unternehmens“. Da macht es Sinn, bestimmte Kriterien vorher abzuklopfen. Und das machen wir jetzt.

1. Unterstützung der Entscheidungsträger bei der ERP-Auswahl

Steigen wir direkt mit einem zentralen Kriterium ein:

Die verbindliche Zusage und Unterstützung aller Entscheidungsträger. Kurz gesagt: Geschäftsführung und Projektverantwortliche müssen ohne Ausnahme davon überzeugt sein, dass das ERP-Projekt zum jetzigen Zeitpunkt notwendig für die Firma ist.

Ist dies nicht der Fall, steigt enorm die Gefahr, dass die ERP-Auswahl eher unter dem Motto „ferner liefen“ passiert und nicht wirklich konsequent voran geführt wird. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann oft nicht die Notwendigkeit in zugewiesenen ERP-Auswahl Aufgaben, weil andere Themen als dringender empfunden werden.

Wie steuert man jetzt dagegen?

Sind Sie Teil der Geschäftsführung ist das relativ einfach. Vergewissern Sie sich, dass jeder in Ihrem ERP-Auswahl-Team verstanden hat, warum sie sich für die Einführung eines neuen ERP-Systems entschieden haben und, dass jeder diese Entscheidung mitträgt und vor allem auch anderen Leuten vermittelt.

Sind Sie Teil der IT oder im Bereich des Prozessmanagements tätig geht es vor allem darum, sich die Unterstützung der Geschäftsleitung verbindlich zu zusichern, bevor das Projekt an die große Glocke gegangen wird.

Lassen Sie sich nicht das Projekt durch den Flurfunk zerreden, bevor nicht alle Entscheider den Stellenwert des Projektes verstanden haben.

Andernfalls: Hohes Fiasko-Potenzial.

2. Zeitressourcen des Projektteams sind entscheidender Faktor bei der ERP-Auswahl

Einher mit der Unterstützung der Geschäftsführung geht Kriterium 2: Hat das ERP-Auswahl-Team genügend Zeit für die ERP-Auswahl? Alle wollen ein neues ERP-System, aber keiner findet Zeit für das Projekt? So wird der Auswahlprozess garantiert zu einer Katastrophe!

Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team genügend Freiräume haben, um sich mit dem Thema zu beschäftigen und ich meine richtig beschäftigen, nicht nur mal eben kurz googlen. Denkbar ist zum Beispiel, dass vorher festgelegt wird, wer die Mitglieder des Projektteams im Tagesgeschäft vertritt.

• Freiräume schaffen
• Zeit nehmen für die ERP-Auswahl
• Vertretungsplan erstellen

Jeder weiß: Zeit ist kostbar, aber wirklich gut investiert, wenn man sie in eine strukturierte ERP-Auswahl steckt.

3. Datenqualität: Keine ERP-System-Auswahl ohne gute Datenbasis

So, zusammengefasst sind jetzt alle im Boot und haben Zeit. Jetzt geht es um Daten.

Unternehmensdaten sind die Seele des ERP-Systems. Sie sind die Basis für Automation, Analyse und Dokumentation. Die Qualität der Daten ist ein wesentlicher Faktor bei der erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems. Datenqualität kann man grob zusammenfassen mit den drei Killer-Kriterien:

• Aktualität
• Konsistenz
• Vollständigkeit

Wenn sich bei Ihnen jetzt gerade also ein ungutes Gefühl in der Magengegend meldet, stoppen Sie am besten jetzt das Video und kümmern sich erstmal um diese Themen. Nicht umsonst ist ein geflügeltes Sprichwort unter ERP-Anbietern: Shit in Shit out.

Denn mit einer mangelhaften Datenbasis kann selbst das modernste ERP System keine Wunder vollbringen.

Und wenn Sie gerade dabei sind die Datenqualität zu verbessern, legen Sie auch direkt Vorgaben für die Datenerfassung fest, denn je strukturierter die Daten vorliegen, desto einfacher ist die Migration in das spätere neue ERP-System.

Das freut nicht nur Ihren zukünftigen ERP-Anbieter, sondern auch Ihren Geldbeutel, da im ERP-Projekt aufwendige Datenbereinigungen wegfallen.

4. Strukturierter Datenaustausch verbessert ERP-Software-Auswahl

Kommen wir zu Punkt 4:

Bevor Sie mit der ERP-Auswahl starten, sollten Sie sich Gedanken machen, wie aktuell in ihrem Unternehmen Informationen ausgetauscht werden. In jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, finden Informationsflüsse statt. Das können zum Beispiel Lieferdaten, Artikelkontingente oder Kundenstammdaten sein.

Die große Frage ist jetzt: Finden diese Informationsflüsse bei Ihnen schon strukturiert statt oder geht es eher so auf Zuruf per E-mail. Letzteres erschwert die Lage ein wenig, weil Sie jetzt erstmal dokumentieren sollten, welche Information wo und wann in welcher Form benötigt werden.

Was uns direkt zu Punkt 5 führt:

5. Dokumentierte Geschäftsprozesse helfen bei der Auswahl eines ERP-Systems

Vollständig dokumentierte Geschäftsprozesse, die auch von den Mitarbeitern exakt so eingehalten werden. Können Sie jetzt nicht so wirklich bejahen? Ist zugegebenermaßen auch eher die Wunschvorstellungen des ERP-Anbieters.

In der Realität kommt es oft genug vor, dass Geschäftsprozesse über die Jahre gewachsen sind und eher wenig bis gar keine Dokumentationen erfahren haben.

Wenn Sie da schlecht aufgestellt sind, keine Sorge! Sie sind in guter Gesellschaft im Deutschen Mittelstand. Trotzdem basieren ERP-Systeme leider Gottes auf einer Prozesssicht, das heißt sie sammeln Informationen zu Prozessen und verarbeiten diese zu einem Ergebnis.

Kurz gesagt: Keine Prozesse – kein Ergebnis. Es macht daher schon Sinn, zumindest die zentralen, wertschöpfenden Geschäftsprozesse so zu erfassen, dass Sie Ihrem späteren ERP-Anbieter anhand der Dokumentation erklären können, wohin die Reise gehen soll.

ERP-Auswahl-Ratgeber downloaden: Alle wichtigen Auswahlkriterien erklärt

Apropos Reise: Ich hoffe, ich habe Sie jetzt nicht mit den ganzen Kriterien komplett entmutigt Ihre ERP-Auswahl zu starten, weil ganz ehrlich, es ist ein bisschen kompliziert, aber es ist auch keine Quantenphysik. Wir haben übrigens unser gesamtes Wissen zum Thema ERP-Auswahl in einem 40 seitigen Ratgeber gepackt. Den Link dazu finden Sie hier unten in der Beschreibung und falls Sie einfach mal eine prozessorientierte Auswahl durchgehen möchten ist das genau Ihr Ding.

Ist selbstverständlich kostenlos und wir würden uns freuen wenn wir Ihnen damit helfen können. Damit wären wir dann eigentlich am Ende. Ich hoffe, Ihnen hat das Video ein bisschen gefallen. Falls ja, gerne einen „Like“ da lassen, den Kanal abonnieren oder einfach das nächste Video gucken. Ich würde mich freuen, bis bald und Ciao!